Vedtægter

Foreningens vedtægter, som blev godkendt på stiftende generalforsamling den 4. februar 2009.

§ 1
Navn:
Foreningens navn er Corporate Travel Denmark (COTRA) herefter benævnt Foreningen.

§ 2
Formål:
Foreningens formål er at sikre de bedst mulige vilkår for rejseaktive virksomheder i Vestdanmark gennem:
• at deltage i den samfundsmæssige debat om udviklingen i den trafikale infrastruktur i Vestdanmark,
• at udbrede kendskabet til og dialogen med de lufthavne og flyselskaber, der har Vestdanmark som primær interesseområde,
• at virke for en styrkelse af vidensdeling på emner relateret til administration og indkøb af forretningsrejser.

Foreningen vil søge sit formål opnået ved:
• at foreningen går i aktiv dialog med lufthavne og operatører med henblik på at stimulere det samlede udbud af flysæder fra Vestdanmark,
• at medlemsvirksomhederne stiller viden og erfaringsmateriale til rådighed for lufthavne og operatører med henblik på at fastholde og tiltrække ny luftfartstrafik til regionen,
• at medlemmerne løbende bliver orienteret om produktnyheder, markedsudvikling fra markedsaktørerne og sekretariatet,
• at medlemmerne gennem sekretariatet informerer hinanden om relevante iagttagelser, produktnyheder, ændret praksis m.v., der kan have generel interesse,
• at foreningen forestår driften af en hjemmeside, der skal synliggøre foreningens virke og interesser,
• at der generelt skabes aktiviteter og vidensdeling, så medlemmerne i det daglige arbejde kan gennemføre et effektiv, rationel og kompetent administration og indkøb af forretningsrejser. 

§ 3
Medlemskab:
Som medlemmer kan optages virksomheder, der ikke har formidling af rejser som hovedaktivitet. Formidling af rejser defineres som rejsebureau, luftfartsselskab, lufthavn, hotel, biludlejning, passagerrederivirksomhed og togdrift. 

Der optages kun virksomheder, der har et årligt køb af rejser fra Vestdanmark til en værdi af minimum 2 mio. kr. I tvivlspørgsmål om kriterier for tildeling af medlemskab er bestyrelsens afgørelse gældende. Denne afgørelse kan dog prøves ved førstkommende generalforsamling. 

Optagelse i og udmeldelse af foreningen sker ved henvendelse til foreningens sekretariat. Udmeldelse skal ske skriftligt. Udmeldelse kan kun ske til en 1. januar og med mindst en måneds varsel. 

Det forudsættes, at medlemmerne deltager aktivt i foreningen ved at afgive erfaringsmateriale samt deltage i relevante udvalg efter behov. 

Det forudsættes endvidere, at medlemmerne iagttager fortrolighed omkring de indbyrdes informationer, der udveksles gennem arbejdet i foreningen, og således ikke videregiver disse til tredjepart. 

§ 4
Administration, hjemsted og tegning: 

Foreningens administration og drift af dens hjemmeside varetages af et af bestyrelsen udpeget sekretariat, som ligeledes bistår med administration, praktisk tilrettelæggelse af arrangementer, markedsføring m.v. Der etableres en samarbejdsaftale mellem foreningen og sekretariatet, som fastlægger opgavernes nærmere omfang. 

Foreningen har til enhver tid hjemsted hos sekretariatet. 

Foreningen forpligtes ved underskrift af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden. 

§ 5
Kommunikation: 

Al kommunikation skal så vidt muligt foregå elektronisk, således at arbejdsbyrden for bestyrelsens medlemmer minimeres i størst mulig grad. 

§ 6 

Bestyrelse: 

Bestyrelsen består af minimum 3 og maksimum 5 repræsentanter blandt foreningens medlemmer. Ved den første ordinære generalforsamling efter stiftelsen, er 2 bestyrelsesmedlemmer på valg. Rækkefølgen bestemmes ved frivillig aftale – alternativt ved lodtrækning. 

Hver enkelt medlemsvirksomhed kan maksimal være repræsenteret med 1 medlem i bestyrelsen. 

Valget til bestyrelsen er personligt og er gældende så længe, at bestyrelsesmedlemmet er ansat i en medlemsvirksomhed. Bestyrelsesposten kan ikke overdrages til en anden person i medlemsvirksomheden uden generalforsamlingens godkendelse. 

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og øvrige funktioner. 

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og træffer de beslutninger, der er nødvendige for foreningens drift. 

Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. 

§ 7
Generalforsamling: 

Bestyrelsen indkalder foreningens medlemmer til generalforsamling, der holdes hvert år inden 1. april. 

Generalforsamlingen indkaldes ved e-mail til medlemmerne på den til sekretariatet anmeldte adresse. Indkaldelsen skal ske mindst 4 uger før generalforsamlingen. 

På generalforsamlingen orienterer bestyrelsen om det forgangne års aktiviteter og planerne for det kommende års aktiviteter samt giver en orientering om den økonomiske situation for foreningen. 

Dagsorden for generalforsamling, der sendes til alle medlemmerne mindst 4 uger før generalforsamlingen, skal omfatte følgende: 

1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Aflæggelse af regnskab.
4. Forelæggelse af budget for det kommende år.
5. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
6. Valg af suppleant/er til bestyrelsen.
7. Valg af medlem til revision af regnskabet
8. Indkomne forslag.
9. Eventuelt. 

Valget til bestyrelsen gælder for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted uden begrænsninger.

Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal sendes til sekretariatet mindst 3 uger før afholdelse af generalforsamlingen. Såfremt der indkommer forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, fremsendes disse tillige med revideret dagsorden til medlemmerne senest 2 uger før generalforsamlingen. 

På generalforsamlingen kan der ikke stemmes ved fuldmagt. 

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes med 14 dages varsel, når bestyrelsen træffer beslutning herom eller anmodning fremkommer fra 1/3 af foreningens medlemmer.

§ 8
Beslutninger: 

Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Til ændring af vedtægterne, herunder foreningens opløsning kræves dog, at mindst 2/3 af foreningens medlemmer er til stede, og at 2/3 af de tilstedeværende stemmer for forslaget.

Vedtages forslaget med den fornødne majoritet, men uden at det fornødne antal medlemmer er til stede, kan forslaget vedtages på en ny dertil indkaldt generalforsamling, hvor forslaget kan vedtages med 2/3 af stemmerne hos de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. 

§ 9
Kontingent: 

Medlemmerne betaler et årskontingent, hvis størrelse fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling. 

Kontingentet, der tillægges moms, forfalder til betaling den 1. april i hvert kalenderår. Ved indmeldelse efter 1. august i et kalenderår betales halvt kontingent for indmeldelsesåret. 

En koncern bestående af en række virksomheder på samme eller forskellige adresser, men med samme overordnede majoritetsejerskab anses som én virksomhed og dermed ét medlemskab. 

§ 10
Eksklusion: 

Et medlems rettigheder og medlemskab ophører, når der efter påkrav foreligger kontingentrestance, hvorimod forpligtelsen til at betale forfaldent kontingent består. 

Hvis et medlem eller en medarbejder i medlemmets virksomhed på væsentlig måde overtræder vedtægterne, kan medlemmet efter en bestyrelsesbeslutning ekskluderes af foreningen. 

§ 11
Hæftelse: 

For foreningens forpligtelser hæfter foreningen alene med sin formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.

§ 12
Regnskab: 

Foreningen er en selvstændig forening med eget regnskab. Regnskabsåret er kalenderåret. 

Generalforsamlingen vælger et medlem, der skal revidere regnskabet.

§ 13
Ophør: 

Ved foreningens opløsning skal eventuelle midler anvendes i overensstemmelse med formålet efter bestyrelsens nærmere bestemmelse. 

§ 14
Ikrafttræden: 

Vedtægterne træder i kraft fra vedtagelsen på foreningens stiftende generalforsamling den 4. februar 2009. Senest revideret på den ordinære generalforsamling den 20. marts 2012.

© Cotra - Corporate Travel Denmark Majsmarken 1 DK-9500 Hobro Tel: +45 70 20 35 15 Fax: +45 96 40 15 20 info@cotra.dk